Avis Bill.com
Note Globale
Dans l’ensemble, il s’agit d’un excellent logiciel pour la gestion des comptes créditeurs.
Avantages Bill.com
- Augmente l’efficacité et fait gagner du temps en automatisant les tâches redondantes
- Améliore le délai d’exécution des paiements
- Aide les entreprises à avoir plus de contrôle grâce à la mise en place de flux de travail d’équipe approuvés
- Synchronise les données avec des logiciels tiers et des appareils mobiles
- Traite les paiements internationaux dans différents pays et différentes devises
- Prêt pour l’audit avec des activités de paiement automatiques
- Mises à jour des données en temps réel
- Sécurité fiable avec des données cryptées grâce à la sécurité
Qu’est-ce que Bill.com ?
Bill.com a été fondé par Jeremy Pyles en 2006 et est situé à Palo Alto, CA. Il s’agit d’une plateforme basée sur le cloud destinée aux petites et moyennes entreprises, qui leur permet de gérer la facturation des clients et de recevoir les paiements automatiquement. Le logiciel gère à la fois les comptes clients et les comptes fournisseurs. Il aide les entreprises à supprimer les tâches fastidieuses et redondantes de gestion des paiements et de suivi des créances, afin que les propriétaires d’entreprise puissent se concentrer sur l’obtention de ventes supplémentaires et l’établissement de relations avec les clients.
Comment Bill.com fonctionne ?
La comptabilité fournisseurs comporte de nombreuses fonctions, de la réception des factures des fournisseurs à la gestion des flux de trésorerie, en passant par les processus d’approbation, la soumission des paiements, le suivi des chèques annulés et la préparation des audits. De nombreuses tâches fastidieuses liées aux comptes fournisseurs prennent beaucoup de temps. Elles peuvent facilement distraire le propriétaire d’une entreprise et l'empêcher de se concentrer sur l’obtention de nouvelles affaires ou sur le développement et le maintien des relations avec les clients.
Bill.com automatise le processus des comptes fournisseurs et permet de gagner du temps dans la gestion de cette tâche importante. La mise en place de la fonction Comptes Fournisseurs dans Bill.com est assez simple. Une boîte de réception numérique est mise en place pour que vos fournisseurs puissent y envoyer leurs factures. Les factures sont automatiquement traitées et programmées pour être payées maintenant ou plus tard. Les factures peuvent être téléchargées et payées sur un instantané d’une facture également. Les étapes d’approbation peuvent être personnalisées avant le traitement des factures. Les applications mobiles permettent aux approbateurs d’accepter ou de rejeter des factures, même en dehors du bureau. Les paiements peuvent être effectués par ACH, chèques, cartes virtuelles et virements internationaux. Les fournisseurs et les factures sont synchronisés avec des logiciels tiers. Les comptes clients ne sont pas très différents des comptes fournisseurs de Bill.com. Les factures sont envoyées aux clients par e-mail, des rappels automatiques sont envoyés pour les factures en retard, des notifications sont reçues lorsque le paiement est effectué, et tout est synchronisé avec un logiciel tiers, Lorsque vous entrez dans Bill.com, on vous demande votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Une fois que vous vous connectez, vous obtenez cet écran de présentation. Sur la gauche se trouve un panneau de navigation qui se compose de :
Le tableau de bord
Cet écran vous donne un aperçu du tableau de bord des activités des comptes débiteurs et créditeurs à ce jour : facturation, approbations de factures, factures ouvertes, paiements entrants et sortants.
Boîte de réception
C’est l’endroit où les factures des fournisseurs sont envoyées par courriel. Chaque entreprise avec laquelle vous interagissez reçoit une adresse électronique unique pour la facturation, par exemple monmail@bill.com. Vous pouvez également faire glisser et déposer une photo instantanée d’une facture avec votre application mobile. Des alertes peuvent vous avertir de la réception d’une nouvelle facture dans votre boîte de réception afin que vous puissiez l’examiner, l’enregistrer dans le compte du grand livre, l’approuver ou la refuser, et planifier son paiement. Bill.com synchronise automatiquement les données toutes les 24 heures, ou vous pouvez cliquer sur « Synchroniser maintenant » pour obtenir des mises à jour immédiates.
Documents
Toutes les factures, tous les contrats, toutes les feuilles de calcul et tous les instantanés de votre entreprise sont stockés ici pour un accès facile lors des audits, des opérations bancaires et des déclarations d’impôts.
Section des comptes créditeurs
Avec les fournisseurs.
Section des approbations
Affiche un résumé des factures à payer et le processus d’approbation.
Zone des factures
Affiche les factures à payer dont le paiement a été approuvé. Les factures peuvent être payées par lots ou choisies individuellement. Les factures sont payées par voie électronique, par chèque ou par carte virtuelle à usage unique (vendor direct).
Sortie des paiements
Les informations sont stockées et suivies pour être facilement retrouvées lors des audits. Bill.com conserve les documents, l’horodatage de l’enregistrement, l’approbation et l’image du chèque une fois qu’il a été encaissé par le vendeur – endossement avant et arrière, signature, tampon de la banque, etc.
Section des créances
Tout ce qui est relatif aux clients. Factures enregistrées, prêtes à être traitées, approuvées, non approuvées pour envoi.
Paiements en cours
Statut du paiement du client. Puis une section pour les rapports, le support et les paiements internationaux. Les paiements internationaux peuvent être effectués à des vendeurs dans 130 pays. Bill.com convertit automatiquement la devise et paie le vendeur dans sa propre devise, selon ce qui est établi.
La devise est affichée en temps réel
Bill.com se synchronise automatiquement avec :
- Sage Intacct
- Oracle Netsuite
- Intuit Quickbooks
- Expensify
- Tallie
- Hubdoc
- Xero
- Intégration des données de Bill.com avec :
- Microsoft Dynamics
- Sage
- SAP
- FreshBooks
Les caractéristiques comprennent :
- Saisie automatique et intelligente des données : aide à gagner du temps avec la saisie manuelle redondante des données.
- IA qui détecte les entrées en double : aide à éviter les erreurs humaines de saisie de données.
- Service en ligne : fournit des informations en temps réel.
- Flexibilité des paiements : ACH, cartes virtuelles, et plus encore.
- Planifiez et enregistrez les paiements de factures.
- Factures et rappels par courriel.
- Automatisation des comptes clients, du processus d’acheminement des approbations et des comptes fournisseurs.
- Protection contre la fraude.
- Notification d’arrivée des paiements.
- Examen et gestion des flux de trésorerie.
- Stockage illimité de documents.
- Intégration du courrier électronique.
Avis Bill.com : Tarif
Bill.com comprend 4 options de paiement, conçues pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
- 39 € par utilisateur/mois
- Comprend :
- Importation/ Exportation
- 5 rôles d’utilisateur standard et flux de travail d’approbation
- Stockage illimité de documents
- Support de paiement et paiement positif
- Réseau de paiement d’entreprise
- 49 € par utilisateur/mois
- Comprend tout ce qui se trouve dans Essentials, plus :
- Synchronisation avec des logiciels tiers : QuickBooks Pro, Premier, Online et Xero.
- Rôles d’utilisateur pour les clients
- 69 € par utilisateur/mois
- Comprend tout ce qui se trouve dans Team, plus :
- l’automatisation des factures et des paiements
- Réduction pour les utilisateurs qui n’approuvent que les factures
- Limites d’approbation personnalisées
- Personnalisé
- Comprend tout ce qui se trouve dans Corporate, plus :
- Synchronisation avec des logiciels tiers : NetSuite, Intacct, et QuickBooks Enterprises
- Fichiers comptables multi-entités/locaux
- Accès API à Bill.com
- Importation et exportation avec Microsoft Dynamics
- Des frais de transaction supplémentaires sont également facturés, alors assurez-vous de lire leurs plans de prix en conséquence pour être sûr qu’il n’y a pas de surprises de votre côté.
Bill.com offre un essai gratuit de 30 jours sans risque et sans carte de crédit.
Désactiver un utilisateur ou annuler votre compte Bill.com
Extrait directement du site Web de Bill.com : « Votre droit d’annulation. Vous pouvez demander la désactivation d’un utilisateur ou l’annulation de votre compte Bill.com à tout moment en soumettant une demande par le biais de votre compte Bill.com ou de notre portail d’assistance à la clientèle. Bill.com se réserve le droit d’exiger un préavis de 60 jours pour l’annulation ou la désactivation d’un utilisateur. »
Il est préférable de lire leurs conditions générales pour comprendre vos droits et les droits qu’ils exercent, avant de s’inscrire pour utiliser leurs services.
Application mobile Bill.com
Bill.com dispose d’une application pour votre appareil mobile qui vous permet d’être payé en ligne. Cette application vous permet d’être payé deux fois plus vite.
Elle est configurée pour :
- Recevoir les paiements de vos clients et autres et dispose d’une fonction de suivi pour vous tenir informé de la date à laquelle le paiement est attendu.
- Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter à distance une facture avant qu’elle ne soit envoyée.
- Différents moyens de paiement : ACH, virement international, carte virtuelle ou chèques manuels.
- L’écran d’état fournit un aperçu de base des approbations en cours et des paiements en suspens.
Que faire si j’ai une question ou un problème avec Bill.com ?
Bill.com offre plusieurs possibilités de service à la clientèle.
Vous pouvez utiliser la page Contactez-nous et envoyer un courrier.
Ou sur la même page, vous pouvez leur envoyer un bref résumé auquel ils peuvent répondre par courriel ou par téléphone.
Ils ont également une page d’assistance où vous pouvez effectuer une recherche en saisissant un mot clé dans leur barre de recherche. Si vous cliquez sur la page « Contactez-nous », une fenêtre contextuelle vous demande d’entrer des questions supplémentaires pour obtenir plus d’aide.
Bill.com a-t-il des chaînes Youtube qui donnent un aperçu visuel de cette plate-forme commerciale ?
Oui, vous pouvez consulter cette chaîne Youtube pour voir comment fonctionne la plateforme de paiements commerciaux intelligents de Bill.com. Ce canal Youtube vous montre comment fonctionne la section des comptes clients. Cette chaîne Youtube vous montre les caractéristiques et les fonctions des comptes créditeurs.
Bill.com offre-t-il des forfaits pour les cabinets d’expertise comptable ?
Oui, le forfait pour les cabinets d’expertise comptable est de 49,00 € par mois.
Questions fréquemment posées :
Comment acheter Bill.com ?
Vous pouvez cliquer sur www.bill.com pour commencer. Il suffit de remplir les informations requises dans la fenêtre qui apparaît à l’écran.
Bill.com crée-t-il une double entrée si j’utilise égalemen
Non, l’intégration entre Bill.com et QuickBooks, NetSuite, Xero, et même Intacct signifie que toute mise à jour dans un système met automatiquement à jour l’autre. Un gain de temps et d’argent dans la gestion des flux de trésorerie.
Comment Bill.com gère-t-il la sécurité ?
Réponse : Bill.com est conçu avec une sécurité qui protège vos transactions financières, vos informations sensibles et votre vie privée en appliquant ce qui suit :
- Une politique de mot de passe fort
- Une authentification à deux facteurs
- Un canal sécurisé pour l’envoi des données de connexion
- Une déconnexion programmée pour les clients inactifs pendant un certain temps.
- Communication des risques de compromission des e-mails professionnels
- Des protections de paiement qui réduisent le risque de vol de chèques Bill.com applique Positive Pay pour réduire le risque de fraude par chèque ; la banque fait correspondre le chèque émis avec le chèque présenté pour le paiement.
- Les informations relatives au compte bancaire ne sont pas communiquées aux vendeurs lors des paiements numériques.
- Un logiciel de sécurité qui détecte les intrusions et empêche toute utilisation non autorisée.
- La protection des données comprend un niveau supplémentaire de cryptage
- Utilisation du protocole TLS (Transport Layer Secuirty) pour protéger les données des clients lorsqu’elles sont transmises sur Internet.
- Une protection contre les sinistres est en place pour permettre de récupérer les données en cas de catastrophe.
- Le centre de données sécurisé est géré par un fournisseur de centres de données certifié.
- Les employés bien formés font l’objet d’une vérification des antécédents et d’une formation sur la sécurité des données et la confidentialité.
- Protection de la conformité avec SOC 1 et 2 Type II, PCI, AMI, OFAC.
Il s’agit d’une excellente solution pour le traitement des comptes créditeurs dans une petite ou moyenne entreprise. Bill.com dispose de flux d’approbation qui permettent de contrôler facilement vos comptes créditeurs et d’éviter les fraudes. Il est très facile de payer des factures en quelques clics.
Avis Bill.com : conclusion
Bill.com est un logiciel convivial qui gère automatiquement toutes les fonctions des comptes clients et des comptes fournisseurs, ce qui permet aux entreprises d’économiser du temps et des efforts. Il présente de nombreux avantages et quelques inconvénients. Il peut s’agir d’une option plus coûteuse que celle de la concurrence si l’on considère le nombre d’utilisateurs dont vous avez besoin pour utiliser le système. L’APP est une bonne fonction à avoir lorsque les signataires autorisés ne sont pas au bureau et que vous ne pouvez pas attendre leur retour pour payer une facture. Je vous recommande d’essayer leur version d’essai gratuite et de consulter la bibliothèque de vidéos de formation qu’ils proposent pour voir si ce logiciel répond aux besoins de votre entreprise.