Le commerce électronique a connu une croissance exponentielle au cours des deux dernières années. Cette tendance va continuer à s’accentuer régulièrement.
C’est assez remarquable, je dois dire. Mais, au cas où vous n’auriez pas encore entendu la nouvelle, ce n’est pas seulement le processus de vente en ligne qui s’est progressivement transformé. Le commerce électronique, associé aux technologies modernes, a également entraîné une croissance accrue de ce qui est considéré comme le plus ancien domaine professionnel du monde : la comptabilité.
Grâce à la numérisation qui en résulte, le domaine de la comptabilité a indéniablement atteint sa maturité. 64,4 % des petites entreprises utilisent désormais des logiciels de comptabilité, dont la plupart sont désormais proposés sous forme de logiciels en ligne comme Botkeeper, FreshBooks, ou Momenteo.
Tant que le commerce électronique continuera à progresser, vous pouvez parier que les progrès technologiques en matière de comptabilité ne s’arrêteront pas de sitôt.
Et où cela vous mène-t-il ?
Le problème de la comptabilité est le suivant : bien que les fournisseurs de logiciels continuent de proposer des outils plus simples, la tenue de livres ressemble toujours à un véritable cauchemar. Admettez-le. C’est, de loin, l’aspect le plus compliqué de la gestion d’une entreprise. C’est pourquoi seuls 14% des propriétaires de petites entreprises peuvent se vanter d’être extrêmement compétents en matière de finance et de comptabilité.
En tant que commerçant en ligne, vous devez connaître non seulement les bases, mais aussi les détails des outils de comptabilité.
C’est pourquoi nous avons pris l’initiative de vous aider à tout comprendre sur toutes les solutions de comptabilité disponibles sur le marché du commerce électronique. Les analyses de ses logiciels de comptabilité, comme QuickBooks ou MYOB, ont été décomposées en éléments simples et digestes qui vous donneront l’impression de réciter l’alphabet pour tenir votre comptabilité numérique.
Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?
Commençons par les bases. La comptabilité comprend généralement les éléments suivants
- Balance générale des comptes : Un solde de tous les grands livres en crédits et débits, qui est requis pour les rapports financiers après l’expiration d’une période comptable.
- Gestion de la paie des employés.
- Grand livre général : Un rapport de chaque compte relatif aux dépenses, aux recettes, aux capitaux propres, au passif et à l’actif de votre entreprise.
- Comptes débiteurs : Fonds que diverses parties doivent à votre entreprise.
- Les comptes fournisseurs : Les fonds que votre entreprise doit à diverses parties.
Tous ces éléments sont traités systématiquement par les logiciels de comptabilité, tandis que vous contrôlez les chiffres grâce à une interface intuitive.
Cela dit, les logiciels comptables se présentent sous de nombreuses formes : outre les systèmes de gestion du temps et des dépenses, il existe des systèmes de planification des ressources de l’entreprise, des systèmes de gestion de la paie, des systèmes de facturation, etc. Si certains d’entre eux existent en tant que systèmes exclusivement dédiés, beaucoup sont développés pour servir plusieurs fonctions par le biais d’une interface logicielle centrale comme ceux-ci : TaxJar, Bench ou encore Bill.
Faire le tri parmi toutes ces options pour choisir les meilleurs outils de comptabilité pour votre boutique en ligne peut sembler un peu accablant au début.
Ainsi, avant même de passer à la section des évaluations pour comparer les détails les plus fins des différents outils, passons en revue les principes fondamentaux pour la sélection de l’outil parfait.
Choisir le meilleur logiciel de comptabilité pour votre commerce en ligne
Les besoins en matière de comptabilité pour le commerce en ligne
Avant même de commencer à évaluer les versions des logiciels disponibles sur le marché, vous devez comprendre précisément comment fonctionne votre entreprise. Si votre boutique en ligne traite des transactions d’une valeur de plusieurs millions par an, par exemple, vos outils de comptabilité spécifiques seront différents de ceux qui sont couramment utilisés par les petites entreprises ne réalisant que quelques milliers par an.
Pour avoir une idée approximative de ce dont vous avez besoin, effectuez une analyse complète du cadre financier et de gestion de votre boutique. Portez une attention particulière non seulement au mode de fonctionnement et à la structure, mais aussi aux faiblesses correspondantes.
Prenez également le temps d’évaluer d’autres entreprises de la même envergure que la vôtre, en particulier celles qui semblent avoir intégré de manière transparente des solutions de comptabilité en ligne. Et pendant que vous y êtes, essayez de consulter plusieurs professionnels de la comptabilité expérimentés. Ils vous aideront à identifier les éventuelles failles de votre processus comptable qui pourraient être comblées efficacement par un logiciel de comptabilité adapté.
À ce propos, il est particulièrement recommandé d’examiner les besoins en matière de comptabilité pour votre commerce. Cela vous servira de guide lorsqu’il s’agira de choisir des outils de comptabilité spécifiquement optimisés pour votre niveau.
Si votre site de commerce en ligne est une boutique en ligne construite sur Shopify, par exemple, il existe de nombreuses options décentes pour les petites entreprises Shopify que vous pouvez examiner, en fonction de votre configuration comptable précise.
En fin de compte, vous serez en mesure de trouver une catégorie de logiciel idéale qui répond parfaitement à vos besoins en matière de comptabilité pour le commerce électronique. Et pour vous y aider, voici les catégories spécialisées les plus populaires pour les petites et moyennes entreprises :
- Logiciels de paie et de comptabilité pour petites entreprises : Il s’agit de solutions qui offrent des fonctionnalités de gestion pour les données financières générales et les salaires dans les petites entreprises.
Un bon exemple est QuickBooks, qui est un logiciel de comptabilité populaire fourni par Intuit. Les petites boutiques de commerce électronique l’apprécient principalement en raison de sa polyvalence. Vous pouvez tirer parti de sa large gamme de modules complémentaires pour l’adapter à vos besoins précis en matière de comptabilité.
Une autre option très souple est Wave, qui vous permet de payer en fonction du nombre d’utilisateurs de votre organisation.
Pour savoir laquelle de ces deux solutions vous convient le mieux, vous pourrez bientôt consulter notre étude comparative complète de QuickBooks et Wave.
- Logiciels de gestion d’entreprise : Il s’agit de suites logicielles plus évoluées, dotées d’un ensemble dynamique d’outils permettant de gérer les comptes ainsi que l’ensemble de votre commerce. Certaines de leurs fonctionnalités communes comprennent la gestion des ressources de l’entreprise, les achats, la facturation, la gestion de la relation client, le contrôle des stocks et le point de vente.
L’une des options les plus remarquables dans cette catégorie est Netsuite, qui se présente comme une solution puissante avec des outils pour tous les processus de commerce électronique.
- Logiciels de comptabilité basés sur le cloud : Il s’agit de solutions logicielles de comptabilité basées sur le web qui sont extrêmement populaires. Si l’on considère que 58 % des grandes entreprises ont adopté la comptabilité en ligne et que 78 % des petites entreprises ont rejoint le mouvement, il est évident que nous sommes entrés dans l’ère de la comptabilité en ligne.
Les commerçants l’adorent en raison de sa flexibilité illimitée et de son accessibilité à distance, sans oublier sa rentabilité et sa productivité accrue. Les entreprises qui utilisent exclusivement la comptabilité en ligne attirent cinq fois plus de clients que leurs homologues qui n’adoptent cette technologie que de manière sélective.
Facilité d’utilisation
Bien qu’une gestion financière efficace ne puisse être assurée que par un outil comptable sophistiqué, soyons honnêtes sur un point. Vous avez besoin d’un système intuitif.
Par conséquent, si la plate-forme sous-jacente peut être compliquée – ce qui est compréhensible – l’interface logicielle correspondante doit être dotée d’une mise en page bien organisée et d’un cadre de navigation simple, dont l’apprentissage ne devrait pas prendre longtemps.
Vous pourriez envisager de consulter des professionnels de la comptabilité pour avoir une idée de l’utilisation des différents outils. C’est acceptable, mais ne vous en tenez pas là, car il s’agit souvent d’une question subjective. Un logiciel que les comptables considèrent comme simple peut s’avérer être un cauchemar pour vous.
Il est donc toujours bon de tester les outils que vous avez choisis en profitant des offres d’essai gratuit. Observez attentivement la façon dont leurs fonctions respectives ont été configurées, la réactivité du système correspondant, ainsi que la facilité générale à générer des rapports en temps réel. Un outil idéal ne devrait pas vous prendre beaucoup de temps à comprendre, même si vous ne comprenez que quelques bases de la comptabilité.
Un autre élément que vous devriez évaluer à ce niveau est la politique d’utilisation de chaque logiciel de comptabilité. Un système de comptes à utilisateur unique, par exemple, peut convenir à une petite entreprise qui n’a qu’un seul comptable. Mais, cela ne devrait être qu’une solution temporaire.
Pourquoi ?
Les services comptables, quand on y pense, sont généralement composés de plusieurs membres travaillant simultanément. Une startup occupée avec un seul comptable a de bonnes chances de s’étendre au fil du temps pour inclure d’autres professionnels.
Par conséquent, la meilleure solution, pour la plupart des gens, serait un outil de comptabilité qui permet la mise à l’échelle séquentielle des comptes mono-utilisateur pour accueillir plusieurs utilisateurs à mesure que l’équipe s’agrandit.
Maintenant, la limite ultime d’utilisateurs dépend de l’ampleur de votre projet d’expansion. Cependant, nous vous conseillons d’opter pour des outils capables de soutenir votre entreprise à l’infini et à long terme, avec une réduction des frais chaque fois que vous invitez des collaborateurs.
FreshBooks, par exemple, propose des prix en fonction du nombre de clients facturables, tandis que le tarif applicable aux membres supplémentaires de l’équipe reste constant – à 10 euros environ par personne. Et si vous préférez quelque chose de plus simple, vous pouvez vous tourner vers Harvest, qui offre un nombre illimité de projets pour chaque prix. Vous pourrez les comparer à partir de notre analyse approfondie de FreshBooks et Harvest.
L’analyse de l’ergonomie d’un logiciel implique également l’évaluation de ses fonctions individuelles. Bien que l’accent soit mis ici sur la comptabilité, vous êtes libre d’envisager d’autres fonctions supplémentaires dans le cadre de votre stratégie.
Si votre activité en ligne est appelée à connaître une croissance accrue, il serait judicieux d’acquérir un logiciel de comptabilité qui soit également un système de gestion doté de plusieurs autres fonctions.
La meilleure option, cependant, serait une suite très polyvalente qui n’est pas seulement évolutive lorsque vous devez mettre à niveau vos fonctions comptables, mais qui prend également en charge un large éventail d’intégrations ou de modules complémentaires au cas où vous souhaiteriez disposer de capacités supplémentaires de gestion du commerce électronique.
Les outils de gestion de la production, des achats, des ventes et des stocks sont quelques-uns des extras sur lesquels vous pourriez tomber.
Fonctionnalités
Il va sans dire que l’éventail des fonctionnalités dans le domaine de la technologie comptable est assez large. Il peut être difficile de faire un choix, surtout pour les débutants.
C’est pourquoi il est toujours bon de travailler main dans la main avec des experts comptables, qui vous aideront à identifier les fonctionnalités de l’outil de comptabilité qui correspondent aux besoins précis de votre entreprise.
Cela dit, voici quelques-unes des caractéristiques essentielles que vous pouvez prendre en compte lorsque vous évaluez les différents logiciels de comptabilité et leurs fonctionnalités respectives :
- Fonctions comptables de base : Avant même d’aborder les fonctionnalités avancées, assurez-vous d’avoir une bonne idée des fonctions comptables de base dont votre entreprise a besoin. Les commerçants optent généralement pour des fonctionnalités standard telles que la gestion des clients, les devis, la facturation, ainsi que le suivi des dépenses et des revenus. Si votre magasin traite un large éventail d’articles, vous voudrez peut-être ajouter des fonctions de commande, de gestion des fournisseurs et de suivi des stocks.
- Fonctions de sécurité : Les données financières sont incontestablement l’un des éléments d’information les plus sensibles en ecommerce. Étant donné qu’une seule violation pourrait potentiellement nuire à votre entreprise, vous devez donner la priorité aux fonctions de sécurité offertes par les différents outils de comptabilité. Renseignez-vous sur la manière dont ils traitent les données en stock et pendant la transmission, sur leurs normes de conformité en matière de sécurité, sur leurs politiques de confidentialité correspondantes et, bien sûr, sur les mesures qu’ils ont mises en œuvre pour surveiller leurs réseaux et prévenir les attaques éventuelles.
- Fonctions de prévision : Certains outils de comptabilité modernes s’appuient désormais sur de puissants systèmes d’intelligence artificielle pour évaluer de manière exhaustive les modèles financiers et, par la suite, prévoir les revenus et la croissance. Il est intéressant de noter qu’en raison de l’efficacité qui en résulte, 55 % des comptables prévoient d’adopter l’IA dans les trois prochaines années. Mais cela n’est possible qu’avec un outil dont la précision a été prouvée. Concentrez-vous donc sur les systèmes comptables capables d’effectuer des analyses et des prévisions approfondies.
- Fonctions d’automatisation : L’automatisation est certainement l’une des principales raisons pour lesquelles nous aimons utiliser des outils de comptabilité en premier lieu. Les meilleurs outils de comptabilité ont été équipés de moteurs d’automatisation pour les rapports, les rapprochements, les paiements globaux, la gestion des factures, la conformité fiscale, l’intégration des fournisseurs et les comptes fournisseurs. En fait, un outil qui automatise les comptes créditeurs de votre entreprise peut vous aider à économiser plusieurs euros par facture, ce qui permet de l’amortir plus rapidement.
- Fonctions d’aide à la fiscalité : Pour en avoir pour votre argent lors de la déclaration d’impôts de votre entreprise, il vous faut un outil de comptabilité doté de fonctions d’aide à la fiscalite. Il doit systématiquement rationaliser toutes les données en fonction de vos variables financières pour vous aider à traiter les impôts en conséquence.
- Capacités d’intégration : L’écosystème commercial du commerce électronique est extrêmement dynamique et comporte de nombreux éléments qui sont toujours en phase les uns avec les autres. Un environnement aussi fluide nécessite bien sûr des outils de comptabilité polyvalents, capables de s’intégrer de manière transparente à un large éventail de solutions tierces. En substance, les meilleurs outils de comptabilité doivent au moins pouvoir se connecter aux applications Google, ainsi qu’aux systèmes de marketing par e-mail, de CRM, d’ERP, de gestion des stocks, de traitement des paiements et de points de vente, entre autres.
- Fonctionnalités mobiles : Le support mobile est désormais une caractéristique assez standard des logiciels de comptabilité pour le ecommerce. Au minimum, cette disposition permet aux membres de l’équipe d’accéder à distance aux systèmes basés sur le cloud, où qu’ils se trouvent. C’est admirable, mais vous avez besoin de plus que cela pour gérer efficacement les finances de votre boutique. Un outil idéal devrait aller au-delà de l’assistance mobile de base pour reproduire l’opérabilité du PC sur le mobile.
- Fonctionnalités de rapport : Il faut y penser, l’intérêt d’utiliser des outils de comptabilité est de pouvoir générer efficacement des rapports financiers pertinents. Alors que certains systèmes ne fournissent que des rapports de base sur les profits et les pertes, vous avez tout intérêt à opter pour un logiciel de comptabilité capable de creuser davantage et de proposer des rapports approfondis avec un nombre illimité de catégories. Tout bien considéré, vous devriez être en mesure de générer des rapports précis sur l’ensemble de vos performances financières en temps réel.
Evaluer le Coût/ROI
Tout comme les autres logiciels de gestion en ligne, les outils de comptabilité ont généralement un coût.
Si vous vous êtes renseigné, vous avez dû remarquer que le coût n’est pas le même pour tous. Alors que certains systèmes sont accessibles après un paiement unique, la plupart des outils de comptabilité basés sur le cloud sont vendus comme des services dont l’abonnement est renouvelé périodiquement.
Mais vous avez peut-être aussi entendu parler des outils de comptabilité gratuits, c’est-à-dire des logiciels qui peuvent être acquis sans frais. Cela semble être une bonne affaire, mais les outils de comptabilité gratuits sont-ils fiables ?
La vérité est que cela dépend. Bien qu’il soit conseillé de traiter les systèmes gratuits avec le scepticisme qu’ils méritent, il est possible d’obtenir un outil de comptabilité solide gratuitement.
Vous pouvez, par exemple, obtenir une formule gratuite sur un logiciel réputé, qui offre des fonctions telles que la gestion des salaires, l’impression de chèques et la facturation. Le problème, c’est qu’il ne permet de gérer qu’un nombre limité de comptes clients. Et si vous voulez plus que cela, vous devrez passer à une version payante – qui est souvent disponible en plusieurs packs, avec des fonctionnalités différentes selon la taille de l’entreprise.
Ce n’est qu’un exemple parmi d’autres. Proposer une version de base gratuite et des fonctionnalités avancées payantes est une approche tarifaire très répandue. Les fournisseurs de services capitalisent sur cette approche pour attirer de nouveaux utilisateurs qui, au fur et à mesure que leur entreprise se développe, passeront aux plans premium correspondants.
Si vous vous retrouvez dans cette catégorie, attendez-vous à payer entre 10 et 100 euros par mois pour différents niveaux de fonctionnalités comptables. Et ce n’est pas tout. Vous risquez de payer plus cher si vous introduisez des modules supplémentaires ou des services complémentaires tels que le traitement des paiements.
Mais là encore, il est possible d’y remédier en optant pour une période d’abonnement plus longue. De nombreux outils offrent désormais des réductions spéciales aux abonnés annuels. Toutefois, comme cela vous engage pour douze mois, vous devez vous assurer que vous avez testé le service de manière exhaustive avant de vous engager.
Dans l’ensemble, le montant que vous payez pour votre outil de comptabilité dépend non seulement de la marque, mais aussi des fonctionnalités que vous adoptez et, bien sûr, du nombre d’utilisateurs pris en charge. Les formules les moins chères sont généralement adaptées aux petites entreprises ayant des besoins comptables de base. Les plus coûteux, en revanche, visent les moyennes et grandes entreprises avec des fonctionnalités avancées telles que les bons de commande, le suivi des stocks, des capacités de reporting supérieures, des fonctions d’équipe, des rappels automatisés, le suivi et la facturation des projets, les factures récurrentes, ainsi que le suivi des ventes et des dépenses.
Le coût peut également augmenter si vous optez pour des outils de comptabilité spécifiques à un secteur. Ces programmes, contrairement aux outils de comptabilité générale, sont généralement distribués par des revendeurs à valeur ajoutée (VAR). Et cela se traduit par des coûts d’assistance supplémentaires, qui sont finalement facturés aux utilisateurs.
En tenant compte de tous ces facteurs, vous devriez être en mesure d’identifier un outil de comptabilité au bon prix après avoir comparé les prix et les fonctionnalités de nombreuses options logicielles. Le meilleur retour sur investissement possible ne peut provenir que d’un système offrant des fonctions comptables puissantes à un coût raisonnable. Et bien que vous deviez principalement vous concentrer sur les besoins actuels de votre entreprise, le mieux est de vous contenter d’un logiciel qui offre des plans de fonctionnalités supplémentaires que vous pouvez mettre à niveau en fonction de vos besoins à l’avenir.
Les meilleurs logiciels de comptabilité pour le commerce en ligne
Avis QuickBooks
C’est l’un des plus grands noms du secteur SaaS de la comptabilité. Si vous ne l’avez pas encore essayé, vous en avez certainement entendu parler.
QuickBooks d’Intuit est particulièrement réputé pour son large éventail d’offres pour les commerçants et les entreprises en ligne. Grâce à ses nombreuses intégrations tierces, vous pouvez l’utiliser sur plusieurs plateformes de vente en ligne, notamment eBay, Amazon et, bien sûr, votre boutique en ligne.
Si vous réussissez à intégrer QuickBooks à votre entreprise, vous devriez être en mesure de garder un œil sur toutes les données financières essentielles. Il combine des capacités puissantes de suivi des stocks et de contrôle des dépenses pour générer des rapports précis. De plus, il se connecte même à des plateformes de traitement des paiements comme PayPal et Square.
Malheureusement, vous pourriez avoir du mal à apprendre les ficelles de ce logiciel. QuickBooks Online et QuickBooks Desktop sont tous deux dotés de fonctionnalités avancées auxquelles il faut du temps pour s’habituer. Un propriétaire d’entreprise standard pourrait avoir besoin de quelques leçons avant de tout maîtriser.
Caractéristiques principales de QuickBooks :
- Gestion de la paie
- Synchronisation des comptes bancaires
- Exportation de données vers des applications tierces
- Suivi des commandes de sources multiples
- Gestion de l’inventaire
QuickBooks Prix :
- La version en ligne commence à partir de 10€ par mois.
Avis FreshBooks
FreshBooks est un autre logiciel de comptabilité populaire qui a réussi à attirer de nombreux utilisateurs ces dernières années. Il cible particulièrement les freelances, les startups et les petites entreprises avec des fonctionnalités intuitives.
Mais, ne vous y trompez pas. Sa facilité d’utilisation ne signifie pas nécessairement que ses capacités sont limitées. Vous pouvez tirer parti de ses puissantes fonctions de suivi et de facturation pour gérer les paiements récurrents et les acomptes, et émettre des factures automatiques.
Vous n’avez pas à vous inquiéter d’une courbe d’apprentissage abrupte ici. L’interface utilisateur de Freshbooks est conçue pour offrir un moyen simple et rationalisé de gérer vos finances. Ainsi, bien entendu, même un débutant n’aura aucun mal à rapprocher les chiffres avec cet outil de comptabilité.
Cela dit, FreshBooks est en concurrence avec d’autres outils de comptabilité intelligents pour petites entreprises, comme Harvest. Voici un examen comparatif complet qui vous aidera à faire un choix éclairé.
Caractéristiques principales de FreshBooks :
- Suivi des dépenses
- Prise en charge des taxes
- Rapports comptables détaillés
- Prise en charge des paiements récurrents
- Facturation en ligne
FreshBooks Prix :
- Le plan le moins cher coûte 15 € par mois pour 5 clients facturables.
Avis Xero
Bien qu’il puisse être comparé à Freshbooks en ce qui concerne les petites entreprises, Xero est en concurrence directe avec des logiciels comme QuickBooks. Il s’agit d’un logiciel de comptabilité avancé doté d’une interface utilisateur magnifiquement conçue qui optimise son ergonomie globale.
L’attractivité n’est pas le seul point positif ici. Xero offre de solides fonctions de calcul de la taxe sur vente, de suivi des commandes, de suivi des stocks, de gestion des salaires, de remboursement des frais et de sécurité des données.
Les comptables et les experts-comptables apprécient Xero car il offre un équilibre favorable entre l’expérience utilisateur et les fonctionnalités comptables avancées. Ils continuent à l’utiliser dans tous les types d’entreprises, des petites boutiques en ligne aux grandes marques établies.
Caractéristiques principales de Xero :
- Calcul automatique des ventes
- Application mobile puissante
- Suivi des commandes
- Suivi des stocks
Xero Prix :
- Les abonnements à Xero commencent à 9 euros par mois.
Pour plus d’informations sur les logiciels de comptabilité :
- Botkeeper Avis
- FreshBooks Avis
- Momenteo Avis
- MYOB Avis
- QuickBooks Avis
- TaxJar Avis
- Bench Avis
- Bill Avis
- Quels sont les 5 meilleurs logiciels de comptabilité en ligne ?